Quali atti sono consultabili

Gli archivi degli enti pubblici locali rientrano nei Luoghi della Cultura, così come definiti dal D.Lgs. 42/2004 e, in quanto tali, sono liberamente accessibili al pubblico secondo le modalità stabilite dalla legge.

La legge prevede tuttavia dei vincoli per la consultazione dei documenti, laddove la loro divulgazione possa in qualche modo generare un pregiudizio al rispetto dei diritti, delle libertà e della dignità delle persone oppure un danno alla sicurezza dello Stato. Gli articoli 122 e 123 del Codice dei Beni Culturali, pongono i seguenti vincoli in base all’età dei documenti:

• Gli atti di carattere riservato relativi alla politica estera dello Stato sono consultabili dopo 50 anni dalla loro data;
• I documenti inerenti l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale; i documenti contenenti dati genetici e biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica; i documenti relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza sono consultabili dopo 40 anni;
• I documenti relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona oppure ai rapporti riservati di tipo familiare sono consultabili dopo 70 anni.

Occorre precisare che gli atti rientranti nelle categorie sopra indicate non sono del tutto inaccessibili: al di là di quanto disposto dalla Legge 241/1990 in merito all’accesso agli atti per finalità amministrative, è possibile consultare pratiche di archivio i cui termini di accessibilità non sono ancora decorsi previa presentazione di un specifico progetto di ricerca (storica, giornalistica o statistica)  che, in relazione alle fonti riservate per le quali chiede l´autorizzazione, illustri le finalità della ricerca e le modalità di diffusione dei dati. Il richiedente in ogni caso deve garantire il trattamento dei dati in osservanza delle disposizioni contenute nelle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica

Si segnala inoltre che la richiesta di accesso alle pratiche edilizie per finalità amministrative (es. presentazione di una nuova pratica) avviene tramite il portale CPortal e viene trattata dal Settore 3 – Servizi per l’Edilizia e il Territorio secondo le modalità stabilite dalla L. 241/1990 indipendentemente dall’età del fascicolo.

Dove e come consultare gli atti

Ad oggi il Comune di Legnano non dispone di una sala di consultazione. Per ovviare a questa situazione, ma anche per rendere sempre più agevole la fruizione dei contenuti dell’archivio, a partire dal 2024 è stato avviato un progetto di digitalizzazione dell’archivio storico tramite cui gli atti saranno resi disponibili e liberamente consultabili online senza limitazioni i fascicoli d’archivio storico. Ad oggi, un discreto numero di fascicoli è già disponibile per la consultazione online (per sapere quali, è sufficiente selezionare l’opzione “solo digitalizzate” nella maschera di ricerca avanzata).

Per agevolare sempre di più l’accesso a i contenuti in relazione alle richieste dell’utenza, a partire da l1 novembre 2024 è stato avviato il progetto “sala di studio online”, ovvero la possibilità data agli utenti di richiedere la digitalizzazione di una specifica pratica di suo interesse. Per usufruire di questa possibilità, gli utenti devono accreditarsi su questo sito e richiedere una o più unità archivistica in completa autonomia cliccando sul tasto “richiedi unità” posto a fianco di ogni fascicolo non ancora digitalizzato. Una volta scelte le pratiche di proprio interesse, l’utente, analogamente a quanto avviene per un servizio di e-commerce, dovrà finalizzare la richiesta, che verrà inviata dal sistema all’ufficio competente; quest’ultimo provvederà a riprodurre in formato digitale le unità archivistiche, compatibilmente con la loro consistenza fisica (formato, numero di documenti) e in relazione all’entità della richiesta, dandone comunicazione al richiedente al termine del processo.

L’opzione di richiesta online è valida per le pratiche per cui non esiste ancora una riproduzione digitale e per quelle per cui è effettivamente possibile procedere alla loro digitalizzazione. Infatti esistono casi in cui la pratica può essere chiesta solo in formato digitale (quando, per esempio, i formati delle carte eccedono gli strumenti di digitalizzazione in dotazione) oppure in cui è necessario il confronto con l’originale cartaceo (nel caso di scritture a mano di difficile interpretazione). In questi casi, l’utente potrà richiedere gli atti d’archivio secondo le modalità consuete, ovvero compilando il modulo di richiesta di accesso all’archivio storico (in cui andranno indicati con la massima precisione possibile gli atti che si intendono consultare).

Il modulo va inviato (allegando la carta d’identità del richiedente) a comune.legnano@cert.legalmail.it tramite PEC o mail semplice. Qualora fossero necessarie ulteriori informazioni è possibile consultare la pagina dei contatti.

Una volta individuate, le unità archivistiche saranno disponibili per la consultazione nei locali dell’ufficio Protocollo e Archivio, al piano terra di Palazzo Malinverni, per la data concordata con l’ufficio stesso.